Vedení mzdové agendy je zásadní podstatou každého podnikání. Ne všechny tituly mzdového softwaru však obsahují ty správné funkce pro vás a vaši firmu.
Při nákupu nejlepšího mzdového softwaru existuje několik základních věcí. Zejména budete chtít bezplatný přímý vklad. Pokud jste stále na cestách, budete také chtít software s mobilní aplikací pro vás a váš tým. A automatizované zpracování mezd je kritické, takže nikdy nezmeškáte termín.
Existují další důležité funkce, které je třeba provést. Zde je 10 hlavních funkcí, které byste měli hledat ve mzdovém softwaru.
Potřebujete mzdový software?Náš oblíbený mzdový software, Gusto, vám může pomoci udržet si přehled o mzdách. S ním můžete snadno spravovat daně ze mzdy, platit zaměstnance včas a snadno dodržovat místní a federální zákony. |
Skočit do:
1. Integrace účetního softwaru
Většina titulů mzdového softwaru zahrnuje integraci třetích stran s jinými digitálními nástroji, včetně účetních řešení. Gusto se například integruje s QuickBooks Online pro lepší správu mzdových a účetních dat.
Toto spojení se vyplatí sledovat, protože ušetří spoustu času. Integrace třetích stran zajišťují automatické zaznamenávání platebních transakcí, jako jsou platy zaměstnanců a daňové odpočty. Výsledkem je, že vše běží bez námahy na autopilota, což snižuje možnost chyb.
Navíc máte vždy v reálném čase informace o svém cash flow. Tento přehled vám umožňuje dělat lepší rozhodnutí, jako je zkrácení pracovních hodin zaměstnanců, abyste ušetřili peníze.
2. Časová kontrola
Pokud zaměstnáváte hodně hodinových pracovníků, budete potřebovat funkci sledování času. Tato funkce umožňuje zaměstnancům přihlásit se a odhlásit se přímo do mzdového softwaru. Už žádné ruční počítání hodin a třídění časových výkazů.
Tato funkce má také hodnotu pro zaměstnance s platem. Sledování času může lidem pomoci sledovat, kolik času tráví pracovními úkoly. S těmito informacemi v ruce mohou lidé zlepšovat svůj výkon každou minutu.
A společnostem, které řídí vzdálené a terénní týmy, může sledování času založené na GPS věci usnadnit. Zaznamenávání polohy zaměstnanců zajišťuje odpovědnost a kromě mezd může pochopení toho, kde vaši zaměstnanci tráví čas, poskytnout přehled o provozní efektivitě a pomoci s plánováním zdrojů.
3. Správa zaměstnaneckých výhod
S růstem vaší společnosti porostou i vaše nabídky benefitů. Když k tomuto vývoji dojde, budete chtít vytvořit mzdový software, který bude obsahovat funkce zaměstnaneckých výhod.
Robustní softwarové možnosti by měly mít integrovanou metodu pro sledování a správu výhod, jako je zdravotní pojištění, penzijní plány a další výhody. Toto jednotné kontaktní místo zajišťuje, že srážky z výplaty jsou uplatňovány správně a jsou splněny zákonné požadavky. Tento důkladný přístup navíc dělá věci rychlými a jednoduchými pro časově omezené vlastníky malých podniků.
VIZ: Nejlepší mzdový software pro vaši malou firmu v roce 2023
4. Exekuce mzdy
Právní složitost obstavení mezd je skličující. Když musí být část výdělku zaměstnance zadržena kvůli soudním příkazům, je nezbytné mít automatizované procesy. V opačném případě se vystavujete riziku nesprávného odečtení těchto srážkových daní.
Mzdový software vybavený funkcí exekuce mezd tyto požadavky vyřídí automaticky. Tento hands-free provoz snižuje administrativní náročnost a zajišťuje včasné a přesné zpracování. Některé dluhopisy dokonce přenesou zástavní práva na vládní agentury vaším jménem. Nezapomeňte si tedy zkontrolovat, zda ke splnění svých závazků nepotřebujete předávat peníze ručně nebo ne.
5. Mobilní aplikace
Majitelé firem musí v každém okamžiku žonglovat s řadou povinností. Mobilní aplikace s vaším mzdovým softwarem zajišťuje, že můžete řídit své podnikání, i když nejste v kanceláři. V důsledku toho je nezbytná speciální mobilní aplikace.
Naštěstí většina titulů obsahuje možnosti pro Android i iOS. Ale ne všechny nabídky jsou dobré. Proto byste měli pečlivě zkontrolovat hodnocení mzdové mobilní aplikace v příslušném obchodě s aplikacemi, abyste zajistili špičkovou kvalitu.
6. Automatizované zpracování mezd
Důslednost v provozu, zejména s ohledem na odměňování zaměstnanců, může výrazně posílit morálku na pracovišti. Automatizované zpracování mezd zajišťuje, že společnosti s konzistentními mzdovými cykly nezmeškají termíny.
Díky plánování mezd se nebudete muset starat o ruční řezání šeků, čímž ušetříte více mentální šířky pásma pro jiné věci. Tato automatizace snižuje chyby a zajišťuje včasnou kompenzaci.
7. Samoobsluha pro zaměstnance
Mzdový software se samoobslužnou funkcí umožňuje zaměstnancům kontrolovat své výplatní pásky, žádat o volno nebo se dokonce přihlašovat a odhlašovat ze svých chytrých telefonů.
Tento nezávislý přístup nabízí dvě hlavní výhody. Za prvé, zlepšuje morálku na pracovišti. Chcete promítnout obraz profesionality a ohleduplnosti. Samoobslužné mzdové výhody jsou jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout.
Za druhé, samoobslužné výhody snižují počet dotazů, které obdržíte. Lidé si mohou například sami aktualizovat své kontaktní údaje. Tento přístup šetří čas díky menšímu počtu žádostí o asistenci lidských zdrojů.
8. Integrace
Přivedení nového zaměstnance do skupiny je významným krokem. Nejlepší mzdový software zjednodušuje integraci a zajišťuje hladký a bezchybný proces. Od digitálního podepisování smluv až po vyplnění nezbytné daňové dokumentace, automatizovaný onboarding urychluje proces onboardingu. Tento nepřetržitý tok nejenže udává pozitivní tón pro cestu nového zaměstnance, ale také zajišťuje, že společnosti budou od prvního dne dodržovat předpisy.
VIZ: Nejlepší mzdový software pro firmy v roce 2023
9. Přizpůsobitelné mzdové zprávy
Rozhodování založené na datech je zásadní pro růst podniku. Díky přizpůsobitelným mzdovým výkazům mohou společnosti získávat informace šité na míru jejich jedinečným potřebám. Spíše než univerzální řešení umožňuje tato funkce entitám soustředit se na data, která jsou pro ně nejdůležitější. Ať už jde o pochopení mzdových vzorců, přesčasů nebo daňových důsledků, přizpůsobitelné sestavy nabízejí hloubkovou analýzu klíčových informací.
10. Přímý vklad
Tradiční praxe vydávání papírových šeků je do značné míry zastaralá. Přímý vklad je rychlejší, bezpečnější a pohodlnější pro zaměstnavatele i zaměstnance. A když zaměstnanci dostávají mzdy přímo na své bankovní účty, je riziko ztráty nebo odcizení šeků minimalizováno.
Většina titulů mzdového softwaru ve výchozím nastavení využívá přímý vklad. Některé bezplatné nebo levné možnosti však stále spoléhají na to, že vyříznete papírové šeky. Některé nástroje si navíc účtují nadměrné poplatky za přímý vklad.
S ohledem na to hledejte balíčky mezd, které zahrnují bezplatný přímý vklad.
závěrečné myšlenky
Výběr správného mzdového softwaru pro vaši firmu může znamenat velký rozdíl. Kromě pouhého výpočtu mezd může správný software zlepšit zkušenost zaměstnanců, poskytnout cenné obchodní poznatky a zajistit soulad s právními předpisy.
Až budete hodnotit své možnosti, zvažte výše uvedené zdroje jako kontrolní seznam, abyste našli řešení, které odpovídá vašim potřebám. Pamatujte, že investice do robustního mzdového systému vám dnes může ušetřit nespočet hodin a možných bolestí hlavy.
Doporučená mzdová řešení